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Importancia de la comunicación en las Organizaciones abril 20, 2009

Filed under: Uncategorized — Sandra Román @ 2:26 am
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La comunicación ha formado parte de nuestras vidas desde tiempos ancestrales, la cual se ha ido estudiado al paso de los años para diferentes aplicaciones, como propaganda, como medios de influencia, entre muchos otros. Pero en cualquiera que sea la aplicación buscada, en todas el objetivo primordial es la buena transmisión del mensaje que se busca dar. Y comúnmente vemos en la vida cotidiana, “mi hija no me entiende”, “se termino la relación porque nos falto comunicación” y en las empresas no es la excepción, ya que si no hay una buena transmisión del mensaje, se puede caer en errores que afectan directamente la eficacia de la empresa, lo cual se convierte en el capital. Cuando no hay una buena comunicación en la empresa, no sólo es responsabilidad del que da el mensaje (por ejemplo del director), sino también del trabajador, ya que, éste debe despejar todas las dudas que le surjan, cuando le den la orden.
En un experimento realizado en un salón de clases de 32 alumnos de universidad, se asigno un encargado de realizar una meta. El experimento consistía en irles dictando a los alumnos lo que tenían que hacer y al terminar las instrucciones se enseño el objetivo del encargado y sólo 3 alumnos llegaron al mismo resultado y todos los demás trabajos eran muy diferentes los unos con los otros. El problema fue que las instrucciones no eran claras y que los demás alumnos no preguntaron cuando les surgió una duda. Así que es tanto responsabilidad de una parte como de la otra parte.

La comunicación debe controlar la conducta de los miembros, es decir los lineamientos de la empresa, debe fomentar la motivación (como ya lo hemos mencionado), la comunicación también es un escape para la expresión emocional, con esto me refiero a que se deben considerar el estado anímico de los empleados, como el caso de Wallmart en la cual están preocupados porque los empleados estén contentos y tienen la política que en el día tienen que sonreír a la cámara de seguridad “n” cantidad de veces y si por alguna razón el empleado no lo hace va el administrados a preguntarles si todo bien y si la persona no se encuentra bien, la mandan a su casa, sin repercusiones (lo cual a mi forma de ver es bueno, pero también es malo porque caen en los excesos).

 

En una corporación es fundamental la comunicación escrita (es decir memorandos, cartas, email, fax) ya que tiene las ventajas de que pueden almacenar la información y si se tiene una duda acerca de la orden, se revisa nuevamente la fuente y sobre todo se emplea la comunicación escrita para tareas complicadas y prolongadas, como un plan de marketing que necesita de varias tareas y que se irán desarrollando a lo largo de un periodo. Y otra gran ventaja es que al escribir es que uno es más cuidadoso de qué dice y cómo lo dice, por tanto es la comunicación escrita es más clara y lógica. Pero como siempre también tiene sus desventajas ya que se pierde más tiempo, se pierde la idea principal de que se quiere, ya que se redunda mucho, o por los tecnicismos. Además en el caso del email se puede caer en que las personas pierdan el tiempo leyendo otros correos, además de que se encuentren chateando. Por otra parte no hay una retroalimentación y no sé sabe si realmente se entendió el mensaje.

 

No solo hay la comunicación oral y la escrita, también está la no verbal, que conforma en 60% de la comunicación. La comunicación no verbal es aquella que acompaña al mensaje que queremos transmitir, como los gestos, la mirada, en conclusión en movimiento corporal. Este es un elemento indispensable para entender mejor un mensaje. Y para entenderlo es importante que el receptor este alerta. Un ejemplo de su aplicación sería que el trabajador note cuando le hable a su jefe de un aumento con su comunicación no verbal si es momento o no de decirlo.

 

Para llegar a una buena comunicación se tiene que romper barreras culturales, barreras de género, barreras de contexto cultural. No es la misma forma en que una mujer recibe un mensaje que la de un hombre, al igual que no es lo mismo cómo perciben un mensaje un japonés que un mexicano.

 

Entendimineto de los equipos de trabajo

Filed under: Uncategorized — Sandra Román @ 1:21 am
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Hoy en día es muy común que desde Kínder nos enseñen a trabajar en equipo, lo cual es un concepto completamente nuevo y esto radica a que se ha comprobado que los equipos logran mejores resultados que los individuos, cuando los trabajos requieran para llevarse a cabo de múltiples habilidades, juicios y experiencias; siendo así una mejor forma de competir (con la infinidad de empresas que se han generado) de manera más eficaz, principalmente porque se siente motivados al participar en la toma y generación de ideas, para el mejor desempeño de la empresa.

 

Tenemos que hacer una diferencia entre grupo de trabajo y equipo de trabajo, que aunque parecen lo mismo, tienen diferencias. El primero es aquel que se relaciona principalmente para compartir información y para ayudar a desenvolverse mejor al individuo dentro de su área de trabajo; el segundo son esfuerzos coordinados de grupos de trabajo, que dan como resultado un resultado general.

 

En un equipo de trabajo debe de haber diversificación entre cada uno de los miembros, para que haya una retroalimentación y comúnmente se deben de tener los siguientes roles:

 

1. Consejero: el que promueve la búsqueda de mayor información
2. El conservador: se dedica a pelear las batallas externas
3. El controlador: examina detalles y hace cumplir las reglas
4. Productor: provee la dirección del proyecto y le da continuidad
5. El organizador: provee la estructura
6. Asesor: ofrece un análisis profundo de las opciones
7. Promotor: defiende las ideas cuando se han iniciado
8. Creador: inicia las ideas creativas
9. El vínculo: coordina e integra.

 

Lo anterior como todo tiene ventajas y desventajas. Las ventajas podrían ser, mayor habilidad para solucionar problemas, mayor creatividad y las desventajas podrían ser la mala comunicación y la dificultad para llegar a una solución o acuerdo.

 

Es de suma importancia que los administradores apoyen y motiven a los equipos, tanto eficientes como laxos ya que los eficientes necesitan motivación para seguir asi y no caer y los laxos necesitan ayuda para que se superen.

 

Bases de la conducta de un Grupo en el CO

Filed under: Uncategorized — Sandra Román @ 12:42 am
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Empezaré mencionando que toda persona desde el momento de su concepción pertenece a algún grupo, (grupo familiar, grupo de amigos, grupo de compañeros) y en las empresas no es la excepción. En un intento por entender mejor el funcionamiento de los integrantes de una organización, se percataron que las hay grupos es los cuales se les asigna una labor y grupos que trabajan en conjunto con otras áreas para lograr la tarea.

 

Retomando el tema de la motivación es importante mencionar que en muchas ocasiones, la gente se siente motivada a trabajar en una empresa, por el hecho de pertenecer ahí y esto tiene lugar debido a que las personas queremos formar parte de un grupo, porque nos da seguridad, estatus, eleva nuestra autoestima, por las metas en común, por el poder y por el hecho de la afiliación.

 

Es necesario mencionar que hacer que el equipo trabaje con eficacia es difícil, ya que, es todo un proceso (que varía de corporación a corporación), en el cual se podría decir, que primero hay un proceso de identificación, después las personas procuran la individualidad, posteriormente viene la camarería, el desempeño de las diferentes metas. Pero el desempeñar bien el trabajo por grupos tiene como efecto:

 

Eficacia                potencial                       ganancia de                 pérdida de eficacia
del grupo     +     los procesos      –     los procesos        =          del grupo

 

Los grupos se crean para la realización de tareas y como ya se había mencionado anteriormente, las personas se sienten motivadas cuando se les asignan objetivos complicados, es decir entre más complejas sean las tareas (novedosas y excepcionales) el grupo se verá más beneficiado por las discusiones que se generaran para encontrar un método alternativo y entre más simples sean las tareas, habrá menos retroalimentación, ya que se recurrirá a los mismos métodos rutinarios. Es importante mencionar que no en todas las empresas pueden aplicar tareas complicadas (como en el caso de Mc Donalds, ya esta estandarizado el proceso y no por eso es malo) y también remarcar que la complejidad de las tareas debe ser algo alcanzable.

 

Para finalizar es imporante rescatar que estudios han demostrado que los grupos más grandes traen menos satisfación, esto se origina porque disminuye la oportunidad de participación de los individuos principalmente.

 

Aplicaciones de la motivación marzo 19, 2009

Filed under: Uncategorized — Sandra Román @ 2:39 am
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Ya sabemos que tenemos que motivar al empleado, para que haya menos decesos de personal, menos gastos de capacitación de nuevo personal y sobre todo para incrementar la efectividad y productividad de la empresa; pero ahora el enigma es saber cómo podemos motivar a los empleados.

 

Empezaré diciendo que no hay un sólo camino que nos lleve a la respuesta, ni un camino seguro, ya que dependiendo de la cultura, los valores, la empresa e incluso el individuo, es el tipo de motivación que se deberá incentivar. Entonces cómo administrador de una empresa o director, se deben considerar todas las opciones y elegir la más conveniente para la compañía.

 

Un tipo de motivación es la administración de objetivos (APO), la cual propone que el empleado se ve motivado cuando se le imponen objetivos difíciles de alcanzar, y creo que principalmente tiene que ver con que, los individuos necesitamos de retos, para saber que somos importantes, ya que, el reto por más difícil que estuvo, lo logramos sacar adelante.

 

Por otra parte se le puede motivar al empleado con remuneraciones económicas, como los programas de pago variado, planes de pago a destajo, planes de participación de utilidades , pago de las ganancias compartidas y planes de pago basados en las capacidades (que en lugar de ganar un empleado de acuerdo a su puesto, gana conforme a sus capacidades que desarrolla).

 

En mi personal punto de vista lo más importante es el reconocimiento a los empleados por sus logros desempeñados y si el empleado no logró desarrollar bien su labor no sentenciarla, ni regañarla, al contrario decirle “lo puedes hacer mejor” o incluso enseñarle cómo hacerlo. Las personas nos encanta saber que lo estamos haciendo bien y sobre todo creo que es el más efectivo, porque muchos trabajadores no los motiva los incentivos económicos o el desarrollo de metas y simplemente disfrutan de lo que hacen.

 

Es importante destacar que las empresas también tiene que tener en consideración las prestaciones flexibles, como factor importante de que la gente se sienta dicha trabajando en esa organización, como pueden ser guarderías, asilos, trabajos de medio tiempo, etc.

 

Así que como conclusión cada área de trabajo debe conocer cómo motivar a sus empleados, para que asu vez lo comuniquen a el área superior y esta a su vez a los directivos. También es importante que se debe llevar de la mano de un reforzamiento.

 

Motivación en el empleado marzo 12, 2009

Filed under: Uncategorized — Sandra Román @ 4:10 am

Mi opinión en cuanto a las 4 teorías es que todas se preocupan por la productividad y calidad en el trabajo de los empleados, y lo que las diferencia unas de otras es que unas se preocupan mas por la satisfacción de los empleados, y otras en cuanto a las bajas que esto podría traer. A la larga sería más costoso para cualquier empresa ya que habría que invertir en capacitación cada que esto sucediera…

Estoy de acuerdo que la teoría de las expectativas es la que mejor explica la productividad de los empleados, ya que permite al empleado tomar decisiones sin precipitación y con libertad de decisión, lo que provoca en el empleado esa motivación. En lo que a su puesto se refiere a tener mayor responsabilidad , y a su ves mayor participación en la empresa.
Lo que si queda claro es que esta teoría no debe ser aplicada a todos los puestos sino dividir en cuanto a jerarquías y por supuesto el nivel de complejidad de la labor de cada empleado.

Para los puestos menos complejos me parece que la teoría de equidad es la más adecuada ya que prevé bien las variables de los pendientes, sin embargo como en casi todas no arrojan satisfacción en los empleados, la cual se ve reflejada en que la decisión de renunciar (no ha cambiado), lo que como bien he comentado provoca gastos a la empresa.

También tenemos que tomar en cuento el tamaño y la cantidad de empleados que la empresa maneja, ya que de esta forma se podrá determinar qué teoría es la que mejor se adecua a las necesidades de cada empresa.

Pienso que también tendríamos que adecuar esto a la localización de cada empresa, ya que en diferentes culturas como la nuestra estas teorías llegan a ser algo relativas, debido a que tenemos que tomar en cuenta las necesidades , y el nivel socio económico de cada individuo o empleado.

Para terminar, creo que la empresa siempre debe buscar una media en cuanto alas necesidades de ambas partes, y sea cual sea el puesto, dar la responsabilidad, y a la ves la confianza en la decisiones de cada empleado, siempre cuando haya una respuesta positiva a corto plazo por parte del empleado, y de esta forma las dos partes podrán decidir a largo plazo acciones a tomar según sus necesidades. La ventaja de la empresa es que son ellos quienes deciden quiénes serán sus empleados, y no al revés.

 

Percepción y toma de decisiones individuales febrero 26, 2009

Filed under: Uncategorized — Sandra Román @ 5:25 am
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La percepción es el proceso por el cual organizamos e interpretamos las impresiones sensoriales, con el fin de darle una razón de ser a nuestro entorno, en pocas palabras la percepción es la forma en la que vemos, analizamos e interpretamos un acontecimiento o una persona, en un contexto cultural, para entender el proceso de desarrollo de la sociedad. Vemos un sujeto y nos preguntamos el porqué de ciertas actitudes.

La teoría de atribución, se refiere a la forma en que la persona atribuye una conducta a un factor interno (controladas por el individuo) o a un factor externo (la situación como causante), para tener una mayor comprensión de esta teoría se podría explicar como cuando un empleado falta, tratan de averiguar si fue porque de verdad no podía asistir o porque le dio flojera despertarse. El problema que tiene la teoría de atribución es que cae en reduccionismos, es decir es estudiar algo y generalizarlo, dejando a un lado todos los demás factores.

La percepción es muy importante, a la hora de realizar entrevistas, comúnmente siempre se recurre a una percepción selectiva, al efecto halo (ver sólo una cualidad buena y no importar lo demás), a la proyección (ver una cualidad propia en el otro) y a hacer estereotipos, que no forzosamente son malos, pueden simplificar mucho el trabajo de la selección de personal. También en ocasiones otros factores que influyen en las decisiones son la intuición y la creatividad, para identificar problemas y sobre todo a elegir los más vistosos.

El detalle es que no podemos generalizar o catalogar algunos procesos como leyes, ya que, varía del giro de la empresa, por ejemplo hay empresas, como las franquicias en donde los administradores tienen poca libertad de innovación de ideas, lo que causa consistencia y al mismo tiempo estandarización.

Preguntas de razonamiento crítico

1. ¿Cómo influyen las experiencias diferentes de estudiantes y maestros en sus percepciones de los trabajos escritos y la participación en clase de los primeros?

los estudiantes y los maestros comúnmente caen en un juicio erróneo por una percepción característica de la imagen. Muchas veces se cree que los alumnos callados, son inteligentes y los revoltosos, flojos, estos son estereotipos, que en algunas partes pueden ser ciertos y en otros casos les puede llegar a sorprender.

2. Un empleado hace un trabajo satisfactorio en un proyecto asignado. Explique el proceso de atribución con que su superior se formará un juicio sobre el desempleo del empleado

el superior, percibirá que ese empleado es de confianza y que es bueno en su desempeño y por eso puede confiar en él.

3. “en su mayor parte, la toma de decisiones individuales en las organizaciones es un proceso irracional”. Analice

Son buenas decisiones individuales para mejorar al individuo y al mismo tiempo como organización se deben tomar decisiones grupales.

4. ¿Qué factores cree que distinguen a quienes toman buenas decisiones de quienes lo hacen mal?

la creatividad y originalidad para la solución de sus problemas

5. ¿Alguna vez ha aumentado su dedicación a una actividad fallida?

Claro, es como con las materias que no se nos facilitan y tienes que pasar l materia, así que le echas todo tu esfuerzo.

 

Personalidad y Emociones

Filed under: Uncategorized — Sandra Román @ 3:29 am
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Alguna vez se ha preguntado el porqué del actuar de ciertas personas, ¿se ha molestado cuando le han brindado un mal servicio?, ¿piensa que los trabajadores de cierta empresa, son incongruentes con el giro de la empresa?
Todas éstas preguntas y muchas más nos vienen a la mente, por el simple hecho de la interacción interpersonal y definitivamente son muy complejas de contestar, ya que hay tantas respuestas como paradigmas.

Para poder adentrarnos más en el tema, primero se tiene que tener un conocimiento de qué es personalidad “es la suma total de las formas en que un individuo reacciona y se relaciona con los demás”. Por otra parte es importante mencionar que la personalidad se conforma de tres determinantes: herencia, el ambiente en el que nos desarrollemos y la situación o contexto en el que nos encontremos.

Las implicaciones que tiene conocer la personalidad para un administrador, es que tiene que haber una congruencia entre la personalidad del personal y el puesto desempeñado, no sé debería poner a un hombre introvertido encargado del área de telemarketing, así que cuando la ocupación y la personalidad concuerdan, se tendrá una mayor satisfacción de la persona y por ende una menos rotación, que implica menos cantidad de cursos de capacitación. Aunque siendo realistas las implicaciones anteriores como la congruencia de personalidad y ocupación es muy difícil que se den en países como México, por tanto lo que queda hacer es fomentarles es el gusto por la organización.

Si nos remontamos un poco más hasta hace menos de 20 años no existía el estudio de la personalidad y emociones como implicaciones necesarias en la administración de empresas, ya que las emociones eran vistan como obstáculos de la razón, causaban trastornos y no eran constructivos; no obstante ahora se estudian las emociones a partir del trato entre personas. En el CO se deben distinguir entre las emociones reales del personal y entre las que la organización requiere; un administrador se debe encargar de aprender a situar los valores de la empresa a diferentes contextos culturales, a ejercer su liderazgo, a través del buen manejo de sus emociones y fomentar las motivaciones y la resolución de conflictos.

Preguntas de Razonamiento Crítico

1. ¿La herencia determina la personalidad?

La herencia si juega un papel en la personalidad, pero no es lo único que la conforma, ya que a lo largo del tiempo conforme va cambiando en el ambiente en el que convivimos, nuestra personalidad se va modificando y enriqueciendo, por otra parte nuestra personalidad también se conforma de la situación en que nos encontremos, ya que, aprendemos a que hay momentos y lugares para todo.

2. “El tipo de trabajo que hace un empleado matiza la relación entre la personalidad y la productividad”

Sí mejora la productividad, pero en el caso de países en vías de desarrollo es más difícil que se dé la situación, ya que con la falta de empleo, las personas no buscan el trabajo que les guste, si no el que le den… podemos ver el ejemplo de un contador, que es taxista.

3. Un día llega su jefe nerviosa, agitado y con ganas de discutir. Al día siguiente está tranquilo y relajado. ¿Este Comportamiento indica que los rasgos de la personalidad no son constantes de un día a otro?

Es importante no confundir la personalidad, con las emociones, ya que las emociones son sentimientos intensos que se dirigen a algo o a alguien. Pero el jefe debe tener cuidado del manejo de sus emociones y no dejarse llevar por ellos.

4. ¿qué pueden hacer los gerentes para manejar sus emociones?

Primero que nada deben conocerse bien, el conocerse uno mismo, facilita el conocimiento de los demás, el conocerse bien va hacer que sepa exactamente cuáles son sus áreas de oportunidad y así poderlas dominar de mejor manera.